Sutvarkykite dokumentus namuose: naudingi patarimai

Tvarkingai laikomi dokumentai turėtų būti ne tik biuruose, bet ir namuose. Vieniems tai skambės gana logiškai, kiti apie sistemingą asmeninių dokumentų archyvavimą namų aplinkoje nebus pagalvoję. Kalbėti apie tai, kaip archyvuoti, klasifikuoti ir tvarkyti dokumentus namuose yra labai svarbu, todėl pateikiame kelis naudingus patarimus, kaip tai padaryti ir kokių priemonių Jums prireiks.

Nuo ko pradėti?

Pirmiausia atverkite spintos ar stalčiaus duris, kur laikote visus dokumentus ir apžvelkite bendrą jų turinį. Galbūt iki šiol viską laikėte vienos paprastos įmautės viduje arba segtuve? Labai svarbu, kad dokumentai būtų rūšiuojami pagal šių turinį, o jeigu šeimoje yra daugiau narių, tuomet vertėtų klasifikuoti viską dar ir pagal tai, kam dokumentai priklauso.

Pirmoji užduotis būtent tokia: pradėkite skirstyti dokumentus pagal jų savininką IR būtinai iškart atsižvelkite į dokumento turinį.

Tai gali būti šeimos narių gimimo liudijimai, pasai, mokyklos ir universiteto baigimo pažymėjimai, būsto nuomos sutartys, darbo sutartys, įvairios sąskaitos faktūros, mokėjimo sąskaitos, buitinės technikos garantiniai čekiai. Labai svarbu, kad viskas nesusimaišytų, o tuo labiau nepasimestų. Įvedus šiokią tokią tvarką asmeninių dokumentų archyve bus ne tik lengviau rasti reikalingiausius dokumentus, bet taip pat džiaugsitės, nes visada žinosite, kur kas yra padėta.

Ko prireiks?

Savaime aišku, kad Jums prireiks įmautės. Ir ne vienos, o, tikėtina, keliolikos. Taip pat naudinga būtų įsigyti patogius arkinius ar žiedinius segtuvus ir atlaisvinti vieną ar kelias lentynas spintoje (priklausomai nuo dokumentų kiekio). Visas priemones dokumentų archyvavimui galite rasti ir internetinėje kanceliarinių prekių parduotuvėje „Biurogidas.lt“.

Taip pat vienas iš aspektų, apie kurį Jūs gal ir nepagalvojot – laikas. Jums tikrai prireiks mažiausiai gero pusdienio, kol sutvarkysite visus asmeninių dokumentų archyvus. Todėl geriausia, jei šiam reikalui sutvarkyti pasiliktumėte laisvadienį, kai niekur nereikės skubėti.

Taip pat galite klasifikuoti dokumentus pagal spalvas – tai nebūtinai spalvoti segtuvai, užtektų ir kelių skirtingų spalvų lipnių žymeklių ar skirtukų. Jei ant jų užrašysite dokumentų paskirtį, pavyzdžiui, „darbas“, „pažymėjimai“, „sąskaitos“ ir užklijuosite juos ant įmautės krašto, rasti dokumentus net ir po labai ilgo tarpo bus daug lengviau. Lygiai taip pat bus lengviau laikytis numatytos sistemos ir ateityje.

Jei nežinote kur ieškoti priemonių ir ką pirkti, užsukite ir internetinės biuro prekių parduotuvės svetainę „Biurogidas.lt“ ir apžvelkite asortimentą, o kilus klausimams galėsite pasikonsultuoti su budinčiais konsultantais virtualioje erdvėje.