Šeimos dokumentų archyvas – ko prireiks?

Sugedo kompiuteris? Žinote, kad kažkur yra jo garantinis kvitas, tačiau rasti jo nesiseka per didelį kiekį įvairiausių popierių? Galbūt laikas pradėti galvoti apie šiokią tokią tvarką dokumentų stalčiuje ar lentynoje? Popierių šūsnis kasmet tik augs, tad šiokia tokia sistema bus tikrai neprošal. Svarbus čia bus ne tik dokumentų segtuvas, bet ir kitos kanceliarinės priemonės. Tad ko Jums prireiks bei kaip nesunkiai viską sutvarkyti?

Žvelkite į tai kaip į žaidimą

Archyvavimo procesas nėra toks jau sudėtingas, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Aišku, gali apimti nemaža panika, kai išvertus visus popierius ant grindų nežinosite nuo ko pradėti. Dėl šios priežasties ir nusprendėme Jums padėti.

Jei žvelgsite į viską paprasčiau, pamatysite, kad šis archyvavimo „žaidimas“ yra netgi smagus. Pirmiausia susidarykite visų namuose esančių dokumentų sąrašą. Tada suskirstykite juos į kelias kategorijas. Pavyzdžiui:

  • svarbūs dokumentai (čia galite įtraukti gimimo liudijimus, pasus, santuokos liudijimus, vairuotojo pažymėjimus ir pan.);
  • finansinė informacija (čia keliauja visi popieriai susiję banko sąskaitomis, paskolomis, santaupomis, mokesčiais ir kitokiomis sąskaitomis);
  • medicininė informacija (sveikatos draudimų ir priežiūros informacija, ligonių išrašai, sveikatos pažymos);
  • automobilio informacija (visi su automobiliu susiję dokumentai);
  • išsilavinimas (atestatai, diplomai, padėkos).
  • Garantiniai čekiai ir dokumentai (viskas, kas susiję su namuose esančios technikos remontu).

Ko prireiks bei kaip viską tvarkyti?

Savaime aišku, kad bus reikalingas patogus dokumentų segtuvas. Taip pat prireikti gali įmaučių, sąvaržėlių, lipnių skirtukų. Kaip viską daryti suskirstėme žingsniais.

  1. Priskirkite išskirtoms kategorijoms po spalvą (svarbūs dokumentai, finansai, medicininė informacija, automobilio informacija ir išsilavinimas).
  2. Jei viską skirstysite dar ir išskiriant šeimos narius – jiems taip pat priskirkite po spalvą.
  3. Ant lipnių skirtukų užrašykite kategorijas ir vardus.
  4. Suskirstykite visus dokumentus pagal kategorijas ir šeimos narius.
  5. Skirtukus klijuokite ant įmaučių taip, kad atvertus iškart matytumėte kur kas yra.
  6. Galų gale, sudėkite visus dokumentus į jiems skirtas vietas.

Sąvaržėles panaudokite susegti susijusiems dokumentams, taip sutaupysite įmaučių, o popieriai nepasimes po vieną. Šią sistemą taip pat galite taikyti skirtingiems šeimos nariams parenkant skirtingų spalvų segtuvus, taip kiekvieno nario informacija ir svarbūs dokumentai bus atskiruose segtuvuose ir galbūt Jums tokia tvarka bus patogesnė. Dokumentų kiekis kasmet tik augs, tad pasirūpinkite, kad visada turėtumėte pakankamai įmaučių. Tegul namų dokumentų archyvo sistema bus tvarkinga ir nesudėtinga.